Fatture che non tornano.
Un sistema che le fa tornare.
Ogni mese le stesse ore a confrontare fatture con ordini, DDT e pagamenti. Differenze che non si capisce da dove vengono. Un fornitore che ha fatturato prezzi sbagliati. Un DDT che non trova corrispondenza. Costruiamo il sistema che fa questo lavoro al posto tuo - in automatico, sulle tue regole, nella tua rete.
Nessun impegno. Risposta diretta dal developer.
La riconciliazione manuale
nasconde gli errori invece di trovarli.
Non è un'operazione che si fa una volta sola. Si ripete ogni mese, con gli stessi errori che si accumulano - e quelli che non si trovano costano il doppio di quelli che si trovano tardi.
Fattura vs ordine: prezzi e quantità che non corrispondono
Il fornitore ha applicato un prezzo diverso dall'ordine. Le quantità fatturate non coincidono con il DDT. A mano, su decine di fatture al mese, queste differenze si perdono - e vengono pagate comunque.
Pagamenti doppi o fatture pagate senza merce ricevuta
Una fattura emessa due volte dal fornitore. Un pagamento già processato che non risulta abbinato. Senza un sistema che incrocia i dati, questi casi emergono solo quando il danno è già fatto - spesso mesi dopo.
Fatture in sospeso che nessuno riesce a tracciare
Ordini ricevuti senza fattura. Fatture ricevute senza ordine corrispondente. Acconti da riconciliare con saldi. Ogni eccezione richiede ricerca manuale - e si accumula finché non diventa un problema urgente da fine mese.
Il fornitore cambia formato e il processo si interrompe
Stavi usando un Excel per riconciliare. Il fornitore aggiorna il proprio sistema e cambia struttura del file. Tutto quello che avevi costruito manualmente smette di funzionare - e si ricomincia da zero.
Un gestionale riconcilia i casi standard.
Una soluzione su misura riconcilia i tuoi casi.
La differenza non è nella tecnologia - è che ogni azienda ha codici prodotto, fornitori e regole di eccezione che nessun software generico conosce.
Fatto per il caso medio
- Non conosce i tuoi accordi specifici per fornitore
- Non gestisce le tolleranze personalizzate su prezzi e quantità
- Non sa che certi codici prodotto hanno alias diversi tra gestionale e fornitore
- Le eccezioni richiedono comunque intervento manuale
- I report non riflettono le tue categorie di anomalia
- Aggiornare le regole richiede intervento sul software - tempi e costi
Fatto per il tuo caso
- Conosce le tue tolleranze per fornitore e per categoria merceologica
- Gestisce le mappature tra codici interni e codici fornitore
- Le regole di eccezione sono tue - modificabili senza toccare il codice
- Produce un report strutturato sulle anomalie, pronto per la revisione
- Si integra con i tuoi flussi esistenti senza cambiare gestionale
- Se cambia un fornitore, si aggiorna la configurazione - non il sistema
I tuoi dati di acquisto
sono intelligenza competitiva.
Non condividerli.
Prezzi di acquisto per fornitore, volumi, sconti riservati, condizioni di pagamento, margini reali per prodotto - questi dati mostrano esattamente come funziona la tua catena di approvvigionamento. Ogni servizio cloud che elabora le tue fatture li vede tutti.
GDPR e dati di terzi. Le fatture dei fornitori possono contenere dati personali, partite IVA, condizioni commerciali riservate. Ogni sistema esterno che le elabora è un punto di rischio. Con una soluzione che gira nella tua rete, quel rischio non esiste.
Non parto dal codice.
Parto dal tuo flusso.
Prima di scrivere una riga, capisco come funziona oggi il tuo processo - dove si generano le discrepanze, quali sono le eccezioni che gestisci a mano, dove si perde più tempo.
Analisi del flusso
Mappa dei sistemi coinvolti: gestionale, fatture elettroniche, DDT, ordini di acquisto. Identificazione delle fonti di dati, dei formati e delle regole di eccezione attuali. Nessuna specifica tecnica richiesta da parte tua.
Costruzione del motore
Sviluppo del sistema calibrato sulle tue regole: mappatura codici, tolleranze per fornitore, logica di abbinamento ordine-DDT-fattura. Configurazione esportabile, modificabile senza toccare il codice.
Report e gestione eccezioni
Ogni ciclo produce un report strutturato: fatture riconciliate, anomalie rilevate con dettaglio, eccezioni da verificare. Il tuo team interviene solo dove serve - il resto è automatico.
Una distribuzione con 200+ fatture
al mese e zero sistema di controllo.
Ogni mese ore di riconciliazione manuale su Excel. Discrepanze trovate tardi. Pagamenti già processati difficili da recuperare.
L'azienda riceveva fatture da oltre 30 fornitori, ognuno con formato diverso. Il processo di controllo era manuale: un operatore confrontava le righe della fattura con l'ordine di acquisto su Excel, cercando differenze di prezzo e quantità. Con 200+ fatture al mese il processo richiedeva 6-8 ore - e alcune discrepanze sfuggivano comunque.
Abbiamo analizzato i flussi documentali, mappato i codici prodotto interni rispetto ai codici di ogni fornitore, e definito le tolleranze di accettazione per categoria. Il sistema legge le fatture, le incrocia con ordini e DDT, applica le regole e produce un report con le anomalie classificate per priorità.
Il sistema gira in locale su un server aziendale esistente. Nessun dato esce dalla rete. Nessun abbonamento esterno. Il report viene generato automaticamente e inviato all'ufficio amministrativo ogni mattina.
6-8 ore mensili di controllo manuale
Oltre 200 fatture al mese, 30+ fornitori con formati diversi. Discrepanze non trovate in tempo, pagamenti doppi scoperti a distanza di settimane.
Mappatura codici e regole di tolleranza
Inventario dei fornitori, dei formati documenti, delle corrispondenze tra codici interni e codici fornitore. Definizione delle tolleranze accettabili per categoria merceologica.
Motore di riconciliazione automatico
Lettura fatture elettroniche XML, abbinamento con ordini di acquisto e DDT, applicazione regole di tolleranza, report giornaliero con anomalie classificate.
Da 6-8 ore a meno di 30 minuti di revisione
Il team interviene solo sulle anomalie segnalate. Discrepanze trovate prima del pagamento. Zero pagamenti doppi. Nuovo fornitore = nuova configurazione in meno di un'ora.
Non sono il software di contabilità più economico.
Se hai 10 fatture al mese e un foglio Excel funziona, non sono il servizio giusto per te. I gestionali moderni hanno funzioni di base che coprono i casi standard.
Quello che faccio è diverso: analizzo il tuo flusso specifico - i tuoi fornitori, i tuoi codici, le tue eccezioni e le regole che nessun software generico conosce - e costruisco il sistema che riconcilia esattamente i tuoi documenti, nella tua infrastruttura, senza che i tuoi dati finanziari escano dall'azienda.
Se hai 50+ fatture al mese, più fornitori con formati diversi, e perdi ore ogni mese su un processo che sai già che dovrebbe essere automatico - allora ha senso parlarne.
«Ti sei distinto da oltre 60 candidati perché avevi un piano chiaro. Hai spiegato esattamente come avresti affrontato il problema - questo mi ha dato la sicurezza per sceglierti.»
Dimmi come
funziona oggi.
Il resto viene da sé.
Nessuna specifica tecnica richiesta. Raccontami quante fatture elaborate al mese, da quanti fornitori, quale gestionale usi e dove si rompe il processo. Da lì capisco se posso aiutarti.