Dati ricopiati
Lo stesso ordine, lo stesso articolo o lo stesso cliente scritti due o tre volte, in programmi diversi.
Programmi che si parlano
Ogni reparto ha il suo programma, e nessuno parla con gli altri?
Magazzino, mezzi, ecommerce, logistica: spesso ognuno ha il suo gestionale, e i dati passano da uno all’altro a mano. Scriviamo il pezzo su misura che li collega, così un dato inserito una volta arriva a tutti.
«Ti sei distinto da oltre 60 candidati perché avevi un piano chiaro. Hai spiegato esattamente come avresti affrontato il problema.» Cliente verificato, selezione del fornitore per un progetto software
- Quello che funziona resta
- Si parte da come escono i dati oggi
- A una persona arrivano solo le eccezioni
- Gestionale Articolo 10233 · staffa 40 mm 60 pz collegato
- Ecommerce SKU ST-40 · stessa staffa 60 pz collegato
- Logistica EAN 8001234567890 60 pz collegato
- Mezzi Consegna 41 · caricate sul furgone 2 20 pz collegato
- Fornitore Codice AB-4471 · ancora da collegare 48 pz da abbinare
Programmi collegati 4 su 5
un dato, inserito una volta
40 minuti al giorno per ricopiare 80 righe da un programma all’altro, 30 secondi l’una
160 ore l’anno, su 240 giorni lavorativi
1 volta si inserisce il dato, poi arriva da solo agli altri programmi
Valori di riferimento per un’azienda che ricopia 80 righe al giorno tra due programmi.
Verifica gratuita
Verifica gratuita dei tuoi collegamenti
Dicci quali programmi usi e dove i dati passano a mano. Verifichiamo quale collegamento ti fa risparmiare più tempo e da dove conviene partire.
Chiedi la verifica Gratis e senza impegno.
Quanto costa adesso
Metti i tuoi numeri. Guarda quanto costa ricopiare i dati.
Righe ricopiate ogni giorno da un programma all’altro, per il tempo di ognuna. Con il collegamento il dato si inserisce una volta e a una persona restano solo le eccezioni.
Una riga è un ordine, un articolo, un cliente o una consegna: tutto quello che oggi qualcuno scrive due volte.
Prova con i tuoi numeri
Una stima: mettila tu, compresi contributi e costi
all’anno di lavoro che torna al team
Parliamo di questi numeriCome si fa il conto
Il conto: righe al giorno per i secondi a riga, per 240 giorni. Dopo, resta a mano circa il 5%, le eccezioni. Gli errori di ricopiatura evitati non sono nel conto.
Il problema
I programmi funzionano. È il passaggio tra uno e l’altro che si fa a mano.
Ogni programma fa bene il suo lavoro. Il tempo si perde quando qualcuno deve copiare, confrontare o riscrivere i dati da uno all’altro.
Numeri diversi per lo stesso dato
Ogni programma ha il suo numero, e nessuno è sicuro di quale sia quello giusto.
Excel a fare da ponte
Export, fogli di calcolo e import fatti a mano per far passare i dati da un sistema all’altro.
Informazioni che arrivano tardi
Quello che succede in magazzino o sulla strada si scopre solo quando qualcuno aggiorna a mano.
La parte che nessuno vede
Sei cose da decidere prima di collegare due programmi.
Il collegamento in sé è la parte facile. Il lavoro vero è mettersi d’accordo su chi comanda, su quali codici e su cosa fare quando un dato non torna.
Stesso articolo, codici diversi
Il gestionale lo chiama 10233, il sito ST-40, il fornitore AB-4471. Serve una tabella che dica che sono la stessa cosa.
Per esempioCon 1.500 articoli e 3 programmi servono 1.500 righe di corrispondenza: si costruiscono una volta, poi si aggiornano solo per gli articoli nuovi.
Chi comanda su quale dato
Il prezzo lo decide il gestionale, la giacenza il magazzino, l’indirizzo il cliente sul sito. Ogni dato ha un padrone, gli altri programmi lo seguono.
Per esempioSe prezzo e giacenza li possono cambiare due programmi, prima o poi uno sovrascrive l’altro senza che nessuno se ne accorga.
Quando due dati non coincidono
Non si sceglie a caso: una regola dice quale vince, e se non è chiaro la riga va a una persona, con il motivo.
Per esempioUn cliente con due indirizzi diversi in due programmi finisce in una coda di eccezioni, invece di ricevere il pacco nel posto sbagliato.
Come escono i dati
API, export, file su una cartella condivisa, database, email: ogni programma permette qualcosa. Si parte da quello che c’è, senza cambiare programma.
Per esempioUn gestionale senza API che salva un CSV ogni sera basta per aggiornare gli altri programmi ogni notte.
Ogni quanto
Non tutto deve essere immediato. Le giacenze sì, il listino forse una volta al giorno, l’anagrafica quando cambia.
Per esempioAggiornare ogni 5 minuti 20 dati che cambiano una volta al mese è lavoro inutile per tutti i programmi coinvolti.
Cosa resta scritto
Ogni passaggio lascia una traccia: cosa è partito, cosa è arrivato, cosa si è fermato e perché.
Per esempioSe un ordine non arriva al programma della logistica, lo trovi nel registro con l’ora e il motivo, senza chiedere a tre persone.
Un collegamento al lavoro
Cosa succede a un ordine che passa da un programma all’altro.
Il dato si inserisce una volta. Il collegamento lo porta agli altri programmi con i codici giusti, e segnala solo quello che non riesce a passare.
| Ora | Da | A | Dato | Esito |
|---|---|---|---|---|
| 09.12 | Ecommerce | Gestionale | Ordine 5531 · 2 × ST-40 | Arrivato come articolo 10233 |
| 09.12 | Gestionale | Logistica | Ordine 5531 da spedire | Pronto per il ritiro |
| 09.40 | Logistica | Mezzi | Consegna 41 · 18 colli | Assegnata al furgone 2 |
| 10.05 | Fornitore | Gestionale | DDT con codice AB-4471 | Codice da collegare, a una persona |
| 10.30 | Ecommerce | Gestionale | Cliente con indirizzo nuovo | Diverso dall’anagrafica, da confermare |
| 11.00 | Gestionale | Ecommerce | Prezzo articolo 10233 | Aggiornato sul sito |
Un caso vicino: un ecommerce riceveva file da più fornitori, ognuno con codici diversi. Il collegamento li ha resi uguali per il catalogo e oggi lo stock si aggiorna da solo. Guarda il caso reale
Gestionale unico o collegamento
Non serve sempre buttare tutto per un gestionale unico.
Se i programmi che hai funzionano, spesso conviene collegarli. Se uno non regge più, si sostituisce solo quello.
Tutto nuovo, subito
- Tutti i reparti cambiano programma insieme
- Migrazione e formazione per tutti
- Si rifà anche quello che funzionava
- Un solo fornitore per tutto
Il pezzo che li collega
- Ogni reparto tiene il suo programma
- Si parte dal passaggio che costa di più
- Quello che funziona resta
- Se un programma non regge più, si sostituisce solo quello
I dati restano in azienda
Il collegamento può lavorare dentro casa tua.
I dati possono passare da un tuo programma all’altro senza fare il giro su servizi esterni.
- Dentro la tua reteIl collegamento gira dove decidi tu e usa solo gli accessi che servono, a ogni programma il suo.
- Un registro di ogni passaggioCosa è partito, cosa è arrivato e cosa si è fermato, con ora e motivo.
- Programmi che cambianoSe un programma si aggiorna o cambia formato, si adatta il collegamento, non tutto il resto.
Prima di scriverci
Se usi un solo programma per tutto, non ti serve.
Ha senso se
- Usi due o più programmi che dovrebbero condividere dati
- Qualcuno ricopia dati da un programma all’altro ogni giorno
- I numeri non tornano tra un reparto e l’altro
- I programmi che hai fanno bene il loro lavoro
Non ti serve se
- Usi un solo programma per tutto
- I dati passano già da soli
- Cerchi un gestionale unico da comprare pronto
Cosa dicono i clienti
You stood out from over 60 candidates because you had a clear plan. You explained exactly how you would approach the problem. That gave me the confidence to choose you.
Traduzione: Ti sei distinto da oltre 60 candidati perché avevi un piano chiaro. Hai spiegato esattamente come avresti affrontato il problema. Questo mi ha dato la sicurezza per sceglierti.
Recensione verificata, anonimizzata per privacy.
Domande frequenti
Le domande su questo tema.
Devo cambiare gestionale?
No. Si parte da quelli che hai. Se uno non regge più il lavoro, si valuta di sostituire solo quello.
E se un programma non ha API?
Spesso basta un export, un file, il database o una casella email. Si parte da come i dati escono oggi.
Chi decide quale programma ha il dato giusto?
Lo decidiamo insieme nell’analisi, dato per dato: prezzo, giacenza, anagrafica, stato dell’ordine. Da lì il collegamento sa chi comanda e chi segue.
Cosa succede quando un dato non torna?
Il collegamento non lo nasconde: lo segnala a una persona, con il motivo.
Cosa succede se un programma si ferma?
I dati aspettano in coda e ripartono quando il programma torna disponibile. Se qualcosa resta fermo troppo a lungo, arriva un avviso a una persona.
Si possono collegare anche i programmi dei mezzi e della logistica?
Sì, se permettono di far uscire o entrare i dati in qualche modo, con API, file o database. Lo verifichiamo programma per programma all’inizio.
Si può partire da un solo collegamento?
Sì. Si parte dal passaggio che costa più tempo, e gli altri si aggiungono dopo.
Partiamo dal problema
Dicci quali programmi usi e dove passano i dati a mano.
Ti diciamo se conviene collegarli e da quale passaggio partire.
- La prima verifica è gratuita e non impegna
- Leggiamo ogni messaggio, nessun call center
- Prezzo fisso, paghi a fasi
- Italiano e inglese, fattura elettronica
- Nessuna telefonata se non la vuoi
- Se non conviene fare niente, te lo diciamo
Preferisci scrivere direttamente? [email protected]
Messaggio ricevuto.