2 ore
al giorno
5 persone, 4 domande al giorno ciascuna, 6 minuti per cercare e rispondere.
Tecnologie: ricerca con RAG
Le risposte sono già nei tuoi documenti. Il RAG le trova e cita la fonte.
Procedure, manuali, schede prodotto, contratti: le risposte ci sono, ma le sa trovare una persona sola, e ogni domanda passa da lei. Con il RAG chi chiede riceve una risposta scritta a partire dai tuoi documenti, con il punto esatto da cui viene.
In breve
- Serve per
- Rispondere a domande su procedure, manuali e documenti interni
- Non serve per
- I processi con regole fisse, come controllare una fattura
- Dove gira
- Sui tuoi server, con modelli aperti: i documenti non escono
- Come si parte
- Da una prova su un gruppo di documenti e domande vere
Come funziona
Dalla domanda alla risposta, con la fonte.
Una scena che si ripete
Una persona sa dove sono le cose. Tutti chiedono a lei.
-
Lunedì, 9:14
Un commerciale è al telefono con un cliente. Il ricambio che sta vendendo si monta anche sul modello C? La risposta esiste: è a pagina 42 del manuale tecnico, 86 pagine aggiornate sei mesi fa.
-
Lunedì, 9:16
Scrive al responsabile tecnico, che è in riunione fino alle undici.
-
Lunedì, 11:40
Il responsabile apre la cartella condivisa, trova la versione giusta del manuale, cerca il paragrafo e risponde. Il cliente aspetta da più di due ore.
-
Mercoledì, 15:02
Un altro collega, la stessa domanda. Si ricomincia.
Il problema non è che l’informazione manca. È che per trovarla serve sempre la stessa persona, e quando è in ferie le risposte si fermano.
Prima e dopo
La stessa domanda, due strade.
Oggi
- Il commerciale ha una domanda
- Scrive al responsabile tecnico
- Il responsabile cerca nella cartella condivisa
- Apre il manuale e trova il paragrafo
- Risponde, quando si libera
Più di due ore di attesa, e il responsabile interrotto un’altra volta.
Con il RAG
- Il commerciale scrive la domanda
- Il sistema cerca nei documenti che lui può vedere
- Trova i passaggi che rispondono e scrive la risposta
Questo ricambio si monta sul modello C?
Sì, sul modello C è compatibile con l’adattatore standard (cod. AC‑102).
Manuale tecnico v3, pag. 42
Pochi secondi, e il responsabile resta sul suo lavoro.
Nel dettaglio
Il RAG in quattro passi.
RAG vuol dire recupero più generazione: prima si trovano i passaggi giusti, poi si scrive la risposta usando solo quelli.
- 01
Preparare i documenti
Procedure, manuali e schede vengono divisi in passaggi brevi e indicizzati, così si possono cercare per significato e non solo per parola.
- 02
Trovare i passaggi giusti
La domanda viene confrontata con l’indice, e il sistema recupera i pochi passaggi che rispondono davvero.
- 03
Scrivere la risposta
Un modello linguistico scrive la risposta usando solo quei passaggi, e indica da quale documento vengono.
- 04
Dire quando non lo sa
Se la risposta non è nei documenti, il sistema lo dice, invece di inventarla.
RAG o ricerca normale?
La ricerca normale trova i documenti che contengono una parola. Il RAG risponde alla domanda.
Ricerca normale
procedura reso
- Procedura resi Italia.pdf
- Resi e garanzie, versione 2023.docx
- Verbale riunione logistica, marzo.pdf
Trovi tre documenti. Poi li devi aprire, leggere e capire quale vale ancora.
Ricerca con RAG
Un cliente austriaco vuole rendere un articolo dopo 20 giorni. Si può?
Sì, entro 30 giorni, se l’articolo è integro e nell’imballo originale. Per l’estero il ritiro è a carico del cliente.
Procedura resi estero, par. 3.2
Ricevi la risposta, con il punto del documento da cui viene.
Quando conviene
Conviene quando le stesse domande tornano ogni settimana.
Ha senso se
- Hai molti documenti interni: procedure, manuali, schede, contratti
- Le stesse domande tornano ogni settimana
- Le risposte esistono già, scritte da qualche parte
- Oggi le sa trovare una persona sola
Non serve se
- Il processo ha regole fisse: lì servono le regole
- I dati stanno in un gestionale o in un database
- I documenti sono vecchi o si contraddicono: prima vanno messi in ordine
Se il problema è un altro, serve un altro strumento.
Dal più semplice al più complesso: prima si prova lo strumento più semplice che risolve il problema.
- Regole e confronto automaticoFatture, ordini e listini confrontati riga per riga
Devi controllare che i numeri tornino
Il prezzo in fattura è quello del listino? La tariffa è quella del contratto?
- API, webhook e connettoriProgrammi diversi che si scambiano i dati
Due programmi devono scambiarsi i dati
L’ordine del sito deve arrivare nel gestionale, e la giacenza deve tornare sul sito.
- OCR ed estrazione datiFatture e documenti letti in automatico
Devi estrarre gli stessi dati da tanti documenti
Numero, data, righe e totale da 300 fatture PDF al mese.
- Ricerca con RAGQuesta pagina
Devi rispondere a domande che stanno nei documenti
Questo ricambio si monta su quel modello? Come si gestisce questo reso?
- MCP e assistenti AIUn assistente AI che usa i tuoi programmi
Devi rispondere a domande sui dati di più programmi
Dov’è l’ordine del cliente Rossi? Quali ordini sono fermi per mancanza di merce?
Un esempio con i numeri
Venti domande al giorno a chi sa.
Numeri di riferimento, da rifare con i tuoi.
Oltre 40 ore
al mese, di una sola persona
Su 21 giorni lavorativi: il tempo di chi sa dove sono le cose, tolto al suo lavoro.
Con la fonte
ogni risposta
Chi chiede vede anche il punto del documento, e lo controlla in un clic.
Come si parte: una prova su un gruppo di documenti e una ventina di domande vere, contando quante risposte sono giuste. Solo dopo si decide se estendere, e con quale server.
I limiti
Cosa sapere prima di partire.
Può sbagliare
Per questo ogni risposta cita i passaggi da cui viene, e si controlla in un clic.
Ripete i documenti
Se una procedura è vecchia, la risposta sarà vecchia. Le fonti vanno tenute in ordine.
Chi vede cosa
Chi non può leggere un documento non deve ricevere risposte che lo usano. I permessi seguono i documenti.
Serve un server adatto
I modelli aperti girano anche in locale, ma servono memoria e potenza in base a documenti e utenti.
Domande frequenti
Le domande su questo tema.
Che differenza c’è con un chatbot come ChatGPT?
Un chatbot generico risponde con quello che ha imparato in generale, e non conosce le tue procedure. Il RAG risponde solo a partire dai tuoi documenti, mostra il passaggio da cui viene la risposta e dice quando la risposta non c’è.
I documenti finiscono su ChatGPT o su altri servizi esterni?
Non per forza. Il sistema può girare sui tuoi server con modelli aperti, e i documenti restano in azienda.
Può inventare le risposte?
Il rischio c’è con qualsiasi modello linguistico. Per questo il sistema risponde solo dai passaggi recuperati, cita la fonte e dice quando non trova la risposta.
Che documenti si possono usare?
PDF, documenti Word, manuali, schede prodotto, email esportate. I documenti scansionati prima passano dall’OCR.
Quanto serve per partire?
Una prova su un gruppo ridotto di documenti e di domande vere. Si misura quante risposte sono giuste prima di estendere a tutto.
Serve comprare hardware?
Dipende da quanti documenti e quanti utenti. Si decide dopo la prova, con numeri veri, non prima.
Partiamo dal problema
Hai procedure e manuali che nessuno trova?
Descrivici i documenti e le domande che arrivano più spesso. Ti diciamo se il RAG è la strada giusta, o se basta altro.
- La prima verifica è gratuita e non impegna
- Leggiamo ogni messaggio, nessun call center
- Prezzo fisso, paghi a fasi
- Italiano e inglese, fattura elettronica
- Nessuna telefonata se non la vuoi
- Se non conviene fare niente, te lo diciamo
Preferisci scrivere direttamente? [email protected]
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