15 ore
al mese a ricopiarle
300 fatture per 3 minuti l’una, senza contare i controlli.
Tecnologie: OCR ed estrazione dati
Fatture e documenti letti in automatico, senza ricopiare niente.
Fatture, DDT e borderò arrivano in PDF, a volte scansionati. Qualcuno li riapre e ricopia i dati a mano. Il software li legge, estrae i campi che servono e li controlla prima di usarli.
«Ha capito l’incarico, ha fatto domande pertinenti e ha consegnato un lavoro eccellente che non ha avuto bisogno di correzioni.» Cliente verificato, estrazione dati da PDF · tradotta dall’inglese
In breve
- Serve per
- Leggere fatture, DDT, borderò e ordini senza ricopiarli
- Non serve per
- Le fatture elettroniche XML: i dati sono già strutturati
- Dove gira
- Sui tuoi server, se vuoi: i documenti restano in azienda
- Il punto chiave
- Ogni dato estratto viene controllato, non preso per buono
Come funziona
Da PDF a dati pronti, in 4 passaggi.
Il problema
Il dato c’è già, stampato in un PDF.
Un fornitore manda la fattura in PDF, il corriere manda il borderò, il magazzino riceve il DDT. I numeri sono tutti lì, ma per usarli qualcuno li deve ricopiare: in un foglio Excel, nel gestionale, in un controllo.
Con pochi documenti si fa. Con centinaia al mese diventa un lavoro a tempo pieno, e ogni copia a mano porta con sé qualche errore.
Nel dettaglio
Cosa succede a ogni passaggio.
Non esiste un OCR buono per tutto. Il primo passo è capire che documento hai davanti.
- 01
Il documento
Fattura elettronica XML, PDF con il testo dentro o scansione: tre casi diversi, tre strade diverse. Nell’XML i dati sono già in campi e l’OCR non serve.
- 02
La lettura
Nel PDF con il testo i dati si leggono direttamente; solo sulle scansioni serve l’OCR. Poi si estraggono i campi, con un modello per ogni fornitore o corriere.
- 03
Il controllo
Le righe devono sommare al totale, l’IVA deve tornare, i codici devono esistere. Quello che non torna non passa: va a una persona.
- 04
I dati pronti
I dati vanno dove servono: il gestionale, un file Excel, un confronto con ordine o contratto.
Quando conviene
Conviene quando i documenti sono tanti e si somigliano.
Ha senso se
- Ricevi centinaia di documenti al mese, o poche decine molto lunghe
- I formati si ripetono: gli stessi fornitori, gli stessi corrieri
- I dati poi vanno confrontati o caricati in un gestionale
- Oggi qualcuno li ricopia a mano
Non serve se
- Ricevi solo fatture elettroniche XML e il gestionale le legge già
- I documenti sono pochi al mese
- Ogni documento è diverso e va comunque letto da una persona
Se il problema è un altro, serve un altro strumento.
Dal più semplice al più complesso: prima si prova lo strumento più semplice che risolve il problema.
- Regole e confronto automaticoFatture, ordini e listini confrontati riga per riga
Devi controllare che i numeri tornino
Il prezzo in fattura è quello del listino? La tariffa è quella del contratto?
- API, webhook e connettoriProgrammi diversi che si scambiano i dati
Due programmi devono scambiarsi i dati
L’ordine del sito deve arrivare nel gestionale, e la giacenza deve tornare sul sito.
- OCR ed estrazione datiQuesta pagina
Devi estrarre gli stessi dati da tanti documenti
Numero, data, righe e totale da 300 fatture PDF al mese.
- Ricerca con RAGRisposte da procedure e documenti interni
Devi rispondere a domande che stanno nei documenti
Questo ricambio si monta su quel modello? Come si gestisce questo reso?
- MCP e assistenti AIUn assistente AI che usa i tuoi programmi
Devi rispondere a domande sui dati di più programmi
Dov’è l’ordine del cliente Rossi? Quali ordini sono fermi per mancanza di merce?
Un esempio con i numeri
300 fatture al mese: dove finisce il tempo.
Numeri di riferimento, da rifare con i tuoi.
30 fatture
da guardare, dopo
Se una su dieci ha qualcosa che non torna, la persona apre solo quelle.
8 righe
sbagliate su 400
Un OCR giusto al 98% sbaglia comunque 8 righe su 400. Per questo ogni riga passa un controllo.
Lo facciamo già. Nel progetto dei borderò il programma legge i PDF di più corrieri, ognuno con il suo modello, centinaia di righe a fattura, e ricalcola ogni spedizione con il contratto. Leggi il caso completo
I limiti
Cosa l’OCR non fa da solo.
Sulle scansioni sbaglia
Un 1 letto come 7, uno 0 come 8. Per questo i numeri si controllano con i totali, non si prendono per buoni.
Ogni formato va imparato
Un fornitore nuovo o un layout che cambia vanno aggiunti. Lo prevediamo all’inizio, non lo scopriamo dopo.
Non capisce il contesto
Legge «sconto 10%», ma se lo sconto era dovuto lo dice il contratto, non il documento.
I dubbi restano a una persona
Quando un dato non passa i controlli, il sistema lo segnala invece di indovinarlo.
Domande frequenti
Le domande su questo tema.
Serve l’OCR per le fatture elettroniche?
No. La fattura elettronica XML che passa dal Sistema di Interscambio ha già i dati in campi strutturati: si leggono direttamente, senza OCR. L’OCR serve per i PDF scansionati e per i documenti che arrivano solo come immagine.
Quanto è preciso?
Su un PDF con il testo dentro la lettura è esatta. Sulle scansioni dipende dalla qualità: per questo ogni dato estratto passa controlli sui totali e sui codici, e quello che non torna va a una persona.
I documenti escono dall’azienda?
Non per forza. Il software può girare sui tuoi server, senza mandare i documenti a servizi esterni.
Serve l’intelligenza artificiale?
Non sempre. Per i formati che si ripetono bastano modelli e regole. L’intelligenza artificiale aiuta quando i formati cambiano spesso, ma il risultato va comunque controllato.
Da quanti documenti conviene?
Di solito da qualche centinaio al mese. Anche prima, se i dati poi vanno confrontati con ordini, listini o contratti.
Partiamo dal problema
Mandaci un esempio dei tuoi documenti.
Una fattura, un DDT o un borderò: ti diciamo se si possono leggere in automatico e come.
- La prima verifica è gratuita e non impegna
- Leggiamo ogni messaggio, nessun call center
- Prezzo fisso, paghi a fasi
- Italiano e inglese, fattura elettronica
- Nessuna telefonata se non la vuoi
- Se non conviene fare niente, te lo diciamo
Preferisci scrivere direttamente? [email protected]
Messaggio ricevuto.