Oltre 100 ore
all’anno di controllo manuale
Da 2 a 3 ore a ogni ciclo di fatturazione: più di due settimane di lavoro l’anno, per verificare solo un campione.
Caso reale in produzione
Fatture del corriere: da 2 o 3 ore a circa 2 minuti, su tutte le righe.
Un’azienda con molte spedizioni controllava le fatture del corriere su un foglio Excel, e ne verificava solo un campione. Qui c’è tutto il caso: com’era il lavoro, quanto costava, cosa abbiamo costruito e cosa è cambiato.
Il caso in breve
- Azienda
- Spedisce merce ogni giorno
- Volumi
- Centinaia di righe a ogni ciclo di fatturazione
- Corrieri
- Più di uno, ognuno con il suo modello di fattura
- Prima
- Controllo a campione su Excel, da 2 a 3 ore a ciclo
- Dopo
- Circa 2 minuti a ciclo, il 100% delle righe
- Tempi
- 25 giorni dalla proposta alla consegna
- Dove gira
- Sul server del cliente
Dettagli e cifre generalizzati per riservatezza: gli ordini di grandezza sono quelli reali.
La situazione
Centinaia di righe a ogni fattura, controllate a campione.
L’azienda spedisce merce ogni giorno. A ogni ciclo di fatturazione arrivava la fattura del corriere con il suo borderò: centinaia di spedizioni, ognuna con peso, volume, zona e supplementi.
Le tariffe erano quelle concordate nel contratto, ma verificarle voleva dire ricalcolare ogni spedizione a mano. Il controllo si faceva su un foglio Excel, e nel tempo disponibile si riusciva a guardare solo un campione. Il resto si pagava così com’era.
Prima
Com’era il controllo, passo per passo.
Da 2 a 3 ore a ogni ciclo, per guardare solo una parte delle righe.
- 01
Scaricare fattura e borderò
Il PDF del corriere, una riga per spedizione, con importi e voci accessorie.
- 02
Scegliere un campione
Il tempo per guardare tutte le righe non c’era: si sceglievano le spedizioni più care o più strane.
- 03
Ricalcolare ogni riga
Peso reale e volumetrico, fascia, zona di destinazione, supplementi: la tariffa del contratto, riga per riga, sul foglio Excel.
- 04
Segnare le differenze
Le righe che non tornavano finivano in un elenco, da ricontrollare prima di contestarle.
- 05
Contestare, o lasciar perdere
Le differenze piccole spesso non valevano il tempo di una contestazione. Ripetute su centinaia di righe, però, pesavano.
Quanto costava
Il tempo si vedeva. I soldi no.
Il conto su un anno, con i volumi di questo caso.
Oltre l’1%
della spesa di un mese, pagato in più
Con i volumi di questo caso sono tra 1.500 e 2.500 € l’anno, pagati senza accorgersene.
Oltre il 70%
su una singola spedizione
I sovrapprezzi trovati sulle singole righe andavano da oltre il 25% a oltre il 70%. In un controllo a campione, righe così passano facilmente.
La soluzione
Un programma che legge la fattura e ricalcola ogni riga con il contratto.
Non un software pronto: le regole sono quelle del contratto di questa azienda.
- Legge i PDF di ogni corriere secondo il suo modello di fattura.
- Ricalcola il costo di ogni spedizione al centesimo, con le tariffe del contratto: peso, volumetrico, fascia, zona e supplementi.
- Mette uno stato su ogni riga: conforme, sovrapprezzo, da verificare.
- A una persona arrivano solo le righe da guardare, con il motivo.
- Il contratto ha una sua pagina: il cliente aggiorna le tariffe da solo, senza passare da noi.
- Il risultato si esporta in CSV o Excel.
- Gira sul server del cliente: fatture e tariffe restano in azienda.
Il progetto
25 giorni dalla proposta alla consegna.
3 milestone ognuna verificata sui dati veri del cliente
Prezzo fisso pagato per milestone
25 giorni dalla proposta al software in uso
Dopo
Circa 2 minuti a ciclo, e nessuna riga lasciata indietro.
Circa 2 minuti per caricare i file e avere il report di tutte le righe
100% delle righe controllate a ogni ciclo, non un campione
Oltre il 70% il sovrapprezzo più alto trovato su una singola spedizione
Oltre l’1% della spesa di un mese pagato in più, ora visibile
Il team non ricalcola più niente a mano: apre il report, guarda le righe segnate e decide cosa contestare. Quando cambiano le tariffe, il cliente le aggiorna nella pagina del contratto.
I limiti
Cosa il programma non fa.
Non contesta al posto tuo
Dice quali righe non tornano e perché. La contestazione la decide e la manda una persona.
Un corriere nuovo va aggiunto
Ogni corriere ha il suo modello di fattura. Per uno nuovo si scrive il suo modello di lettura.
Le tariffe vanno tenute aggiornate
Il controllo è giusto quanto le tariffe che ha. Quando il contratto cambia, si aggiornano nella sua pagina.
Le voci ambigue vanno a una persona
Un supplemento che il contratto non descrive bene non viene forzato: finisce tra le righe da verificare.
Hai fatture del corriere da controllare?
Mandaci una fattura con il borderò dello stesso periodo e le tariffe concordate. La prima verifica è gratuita: ricalcoliamo fino a 20 spedizioni e ti diciamo quante non tornano e su quali voci.
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