Il controllo vive in un foglio Excel
Formule costruite negli anni, che funzionano finché non cambia un listino o chi le ha scritte va in ferie.
Fatture fornitori
Le fatture dei fornitori rispettano gli accordi? Lo verifichiamo su ogni riga.
Listini che cambiano, sconti in cascata, prezzi a scaglioni, spese accessorie. Ogni azienda verifica le fatture dei fornitori a modo suo, spesso a campione e con un foglio Excel che conosce una sola persona. Ricostruiamo le tue regole e le trasformiamo in un controllo che guarda tutte le righe.
«Ha capito l’incarico, ha fatto domande pertinenti e ha consegnato un lavoro eccellente che non ha avuto bisogno di correzioni.» Cliente verificato, estrazione dati da PDF · tradotta dall’inglese
- Il listino giusto per ogni data
- Sconti e scaglioni ricalcolati
- Regole tue, non generiche
- ART 10233 100 pz · listino 2026 · sconto 10+5 855,00 € come accordo
- ART 10417 50 pz · prezzo 2025 dopo il cambio listino 245,00 € +20,00 €
- ART 10502 20 pz · sconto 10+5 applicato come 10 360,00 € +18,00 €
- ART 10588 150 pz · scaglione oltre 100 pz 330,00 € come accordo
- SPESE Trasporto sopra la soglia di porto franco 35,00 € +35,00 €
- ART 10640 10 pz · listino 2026 netto 123,00 € come accordo
Oltre gli accordi su 6 righe 73,00 €
2 minuti, tutte le righe
1 riga su 20 con un prezzo, uno sconto o uno scaglione diverso dagli accordi
2.400 € l’anno, con l’1% di differenze su 20.000 € di acquisti al mese
2 minuti per controllare tutte le righe, invece di un campione
Valori di riferimento per un’azienda con 20.000 € di acquisti al mese da una decina di fornitori.
Verifica gratuita
Verifica gratuita di una fattura fornitore
Mandaci una fattura e il listino o l’accordo di quel fornitore. Ricontrolliamo fino a 20 righe tra prezzi, sconti e quantità e ti diciamo per iscritto quante non tornano e se il controllo automatico conviene.
Una verifica per azienda, su una sola fattura. Non comprende il controllo di tutte le righe, le fatture successive e le contestazioni con il fornitore.
Chiedi la verifica Gratis e senza impegno.
Non sei tu a decidere? Segnalacelo lo stesso: ti rispondiamo per iscritto, e puoi girare la risposta a chi decide.
Quanto ti costa adesso
Metti i tuoi acquisti. Guarda quanto paghi oltre gli accordi.
Una piccola percentuale di differenze su molti acquisti fa una cifra grande. E se oggi controlli solo un campione di righe, trovi solo quella parte delle differenze.
La percentuale varia da fornitore a fornitore: tienila bassa, il conto resta istruttivo lo stesso.
Prova con i tuoi numeri
all’anno pagati oltre gli accordi, senza trovarli
Parliamo di questi numeriCome si fa il conto
Il conto: acquisti al mese per la percentuale pagata oltre gli accordi, per 12 mesi. Con un campione trovi solo quella quota delle differenze. Il tempo risparmiato nei controlli non è nel conto.
Il punto di partenza
Il problema non è la mancanza di software.
Di solito il software c’è. Manca il pezzo che applica i tuoi accordi a tutte le fatture, non solo a qualcuna.
Si controlla solo un campione
Le righe sono troppe per guardarle tutte. Il resto si paga sulla fiducia.
Le regole sono sparse
Una parte nel contratto, una nel listino, una nella testa di chi fa il controllo.
Le differenze emergono tardi
Quando qualcuno se ne accorge la fattura è già pagata e sistemare le cose è più difficile.
22%* delle fatture richiede in media un intervento manuale, contro il 9% nelle organizzazioni più efficienti. Contesto di settore. Fonte: Ardent Partners, Accounts Payable Metrics That Matter in 2025
Dove si nasconde la differenza
Sei punti in cui una fattura si allontana dagli accordi.
Non servono errori grandi. Basta una regola applicata male su un articolo che compri ogni settimana.
Listino scaduto
Quando il fornitore aggiorna il listino, le nuove condizioni valgono da una data precisa. Le fatture successive devono usare quello nuovo, anche quando il prezzo scende.
Per esempioUn articolo sceso da 4,90 € a 4,50 € ma fatturato al prezzo vecchio: su 200 pezzi al mese sono 80 € al mese.
Sconti in cascata
Uno sconto 10+5 non è uno sconto del 15%: il secondo si calcola sul prezzo già scontato. Sbagliare l’ordine o saltarne uno cambia il prezzo netto.
Per esempioSu 100 € di listino, 10+5 fa 85,50 €. Applicato come solo 10 fa 90 €: 4,50 € in più ogni 100 € di merce.
Prezzi a scaglioni
Oltre una certa quantità il prezzo scende. Se l’ordine arriva in più consegne, lo scaglione si calcola sull’ordine o sulla singola fattura, come dice l’accordo.
Per esempioA 2,40 € fino a 100 pezzi e 2,20 € oltre, 150 pezzi fatturati a 2,40 € costano 30 € in più.
Spese accessorie
Trasporto, imballo, diritti fissi, contributi. Spesso l’accordo li esclude sopra una soglia, come il porto franco.
Per esempioUn trasporto da 35 € addebitato due volte al mese su ordini sopra la soglia di porto franco fa 840 € in un anno.
Confezioni e unità di misura
Pezzi, confezioni, cartoni. Se accordo e fattura usano unità diverse, il prezzo va convertito prima di confrontarlo.
Per esempioUn cartone da 12 pezzi fatturato 21,60 € vale 1,80 € al pezzo: con un accordo a 1,65 € sono 1,80 € in più a cartone.
Premi e accordi di fine anno
Sconti a volume, premi a obiettivo, contributi promozionali: si maturano durante l’anno e si perdono se nessuno tiene il conto.
Per esempioUn premio del 2% oltre 100.000 € di acquisti annui vale 2.000 € alla soglia: meglio sapere a febbraio quanto manca.
Il controllo sul listino
Ogni riga ricalcolata con prezzi, sconti e scaglioni dell’accordo.
Il software trova il listino valido alla data della fattura, applica sconti e scaglioni nell’ordine giusto e confronta il netto con quello fatturato.
| Articolo | Quantità | Prezzo da accordo | Fatturato | Differenza | Esito |
|---|---|---|---|---|---|
| 10233 staffa 40 mm | 100 pz | 8,55 € (10,00 € con 10+5) | 8,55 € | 0,00 € | Come accordo |
| 10417 profilo 2 m | 50 pz | 4,50 € (listino 2026) | 4,90 € | +20,00 € | Listino vecchio |
| 10502 cerniera | 20 pz | 17,10 € (20,00 € con 10+5) | 18,00 € | +18,00 € | Manca lo sconto del 5% |
| 10591 vite 6 × 50 | 150 pz | 2,20 € (oltre 100 pz) | 2,40 € | +30,00 € | Scaglione non applicato |
| Trasporto | 1 | 0,00 € (porto franco) | 35,00 € | +35,00 € | Da verificare: soglia di porto franco |
| 10640 maniglia | 10 pz | 12,30 € (netto) | 12,30 € | 0,00 € | Come accordo |
Differenza su questa sola fattura: 103,00 €, trovata in pochi secondi invece che a campione.
Il controllo sui borderò dei corrieri è nato allo stesso modo: prima le regole del contratto, poi il software. Oggi confronta ogni spedizione con le tariffe concordate. Guarda il caso reale
Come si lavora
Il software viene dopo. Prima viene la comprensione.
La fase più importante è quella prima dello sviluppo: capire le regole vere e cosa deve succedere quando qualcosa non torna.
- 01
Racconti come controlli oggi
Quali fatture, quali documenti, chi fa il controllo e dove si perde tempo.
- 02
Ricostruiamo le regole
Contratti, listini, tolleranze ed eccezioni diventano regole scritte e verificabili.
- 03
Perimetro, tempi e prezzo
Per iscritto, prima di scrivere codice. Poi sviluppo per milestone, provato sui tuoi dati.
Generico o su misura
Un controllo generico o un controllo scritto sui tuoi accordi.
Gli strumenti pronti partono da regole medie. Le tue fatture seguono accordi precisi, ed è lì che si nascondono le differenze.
Strumento generico
- Regole pensate per il caso medio
- Un listino alla volta, senza date
- Non conosce sconti in cascata e scaglioni
- Sei tu ad adattarti al software
Controllo su misura
- Parte dai tuoi contratti e listini
- Ogni listino con la data da cui vale
- Sconti, scaglioni e soglie come da accordo
- Il software si adatta al tuo processo
I dati restano in azienda
Condizioni e prezzi dei fornitori restano tuoi.
Il software può girare sui tuoi server. Se lavoriamo su dati sensibili, accessi e trattamento vengono definiti nella proposta.
- Sui tuoi serverListini, sconti e fatture restano in azienda e non passano da servizi esterni.
- Ogni listino con la sua dataLe versioni del listino restano salvate: il controllo usa quella valida il giorno della fattura.
- Non dipende da una personaLe regole sono scritte e leggibili. Se chi controlla oggi va in ferie, il controllo continua.
Prima di scriverci
Questo non è per tutti.
Ha senso se
- Ricevi fatture con molte righe o molte variabili
- Hai listini, sconti o scaglioni concordati con i fornitori
- Oggi controlli a campione o a mano
- Vuoi un controllo che non dipenda da una persona
Non ti serve se
- Le fatture sono poche e semplici
- Ti basta la funzione standard del gestionale
- Cerchi un audit contabile o fiscale
Cosa dicono i clienti
Sebastiano is a true professional. He fixed some problems on my website with great precision and technical expertise. The communication was excellent, and the results were flawless. If you need someone competent to handle complex issues, he is the right person. Highly recommended!
Traduzione: Un vero professionista. Ha risolto alcuni problemi sul mio sito con grande precisione e competenza tecnica. La comunicazione è stata eccellente e i risultati impeccabili. Se cercate qualcuno di competente per gestire problemi complessi, è la persona giusta. Consigliatissimo.
Recensione verificata, anonimizzata per privacy.
Domande frequenti
Le domande su questo tema.
Che differenza c’è con la riconciliazione fatture?
La riconciliazione controlla di aver ricevuto quello che paghi, confrontando fattura, ordine e DDT. Questa verifica controlla di pagarlo al prezzo giusto, confrontando la fattura con listini, sconti e accordi. Spesso servono tutte e due, e si possono costruire insieme.
È un audit contabile?
No. È il controllo operativo che il tuo team già fa, per esempio su prezzi, quantità e condizioni, scritto in software e applicato a tutte le righe.
Come si gestiscono i listini che cambiano?
Ogni listino viene salvato con la data da cui vale. Il controllo usa quello valido alla data della fattura, così un aumento o un ribasso vale dal giorno giusto.
Gli sconti in cascata si calcolano bene?
Sì. Uno sconto 10+5 si applica in sequenza, come dice l’accordo: il secondo sul prezzo già scontato. È una delle differenze che a mano sfuggono più spesso.
Le fatture arrivano in XML dallo SDI: si leggono direttamente?
Sì. Righe, quantità e prezzi della fattura elettronica si leggono senza OCR. Per i fornitori esteri in PDF si valuta caso per caso il modo più affidabile.
Cosa serve per iniziare?
Qualche fattura di esempio, il listino o l’accordo di riferimento e una descrizione di come controlli oggi. Il resto si ricostruisce insieme.
I dati escono dall’azienda?
Non per forza. Il software può girare sui tuoi server. Se ci sono dati sensibili, accessi e trattamento vengono definiti nella proposta.
Quanto costa?
Dipende dal perimetro. Dopo l’analisi ricevi una proposta scritta a prezzo fisso. Scriverci non impegna a nulla.
Partiamo dal problema
Raccontaci come controlli le fatture oggi.
Quali fornitori, quali documenti, chi fa il controllo e quanto tempo richiede. Da lì ti diciamo se conviene costruire qualcosa.
- La prima verifica è gratuita e non impegna
- Leggiamo ogni messaggio, nessun call center
- Prezzo fisso, paghi a fasi
- Italiano e inglese, fattura elettronica
- Nessuna telefonata se non la vuoi
- Se non conviene fare niente, te lo diciamo
Preferisci scrivere direttamente? [email protected]
Messaggio ricevuto.